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Guia definitivo do Openproj X Microsoft Project – Foco em Gestão de Projetos

Olá Pessoal,

Queria escrever esse post há algum tempo, mas foi motivado pelo amigo @AndreGiandon e máster @finocc. Ele visa estabelecer uma relação da ferramenta da Serana OpenProj e Microsoft Project 2010. Focaremos em funcionalidades que o OpenProj possui e que existem no Microsoft Project 2010 e que para maioria nos profissionais vai ser bem útil. Podem achar estranho estarem lendo isso de profissional que trabalha e tem certificação na plataforma de Gestão de Projetos da Microsoft.  Mas como profissional desce seguimento tenho que utilizar-me dos preceitos éticos, fundamentais em qualquer situação, além do meu foco ser Gestão de Projeto e SIGP suportando isso e não TI.  Vamos deixar de conversa e vamos ao conteúdo.

Alinhando expectativas sobre o tema:

Hoje o OpenProj com ferramenta stand-alone (rodando no seu pc) e DotProject(Servidor Web), são as principais ferramentas open source.

  • OpenProj, foco na construção das tarefas, duração, vinculação, cronograma e Gráfico de Gantt. Podem baixar no link:  http://urele.com/ece
  • dotProject compartilhamento de arquivos e informações de comunicação com todo o time de projeto, tarefas, durações e vinculação também podem ser feitas. Podem baixar no http://urele.com/JKd.

Iniciando o OpenProj

Em minha opinião a melhor funcionalidade e até mesmo melhor do que o Microsoft Project, nesse ponto. Quanto inicio o OpenProj, ele abriu uma janela semelhante essa abaixo, onde ele pergunta:

  • Nome do Projeto
  • Quem é o Gerente de Projetos
  • Forma de planejamento do seu projeto, com data inicial definida (marque planejamento adiantado) e data de termino definida (desmarque planejamento adiantado).
  • E um campo de Notas, onde você pode colocar Objetivos do projetos, requisitos, declaração do escopo, qualquer coisa. Mas que ajude a identificar o projeto.

Tela principal

Visão Geral

Depois vem a visão Geral dele. Bem parecido com Microsoft Project 2003, bem diferente da interface do Project 2010. Isso é positivo para instituições que estão impondo o uso de SL, principalmente governos. Pois a aderência vai ser grande a rejeição mínima. Falo isso para a GRANDE maioria dos usuários.

 

Utilização Prática

Baseado nessa utilização mínima dos usuários da solução Microsoft Project, eu elenquei alguns tópicos que considero básicos devido à falta de maturidade em GP ou por conta dos profissionais e/ou instituições que estão tendo os primeiros contatos sobre o tema Gestão de Projetos. Digo isso porque foram as situações que já trabalhei com projeto de Governo, um deles até premiado. http://urele.com/dlf.

1. Criando uma lista de tarefas 

Parte fundamental e básica de qualquer software para GP. Como duração e segue o mesmo conceito. Inclusive quando configuramos o calendário. Bem útil para a maioria dos projetos, mas pouco indicado para projeto mais refinados(exceção), para maioria absoluta atende.

2. Atribuindo recursos;

No mesmo conceito do Microsoft Project com planilha de recursos. Mas com detalhe bem importante hoje nos meus projetos, não existe o tipo de recurso CUSTO, somente Material e Trabalho. Outro ponto importante é considerar os custos para acompanhamento na execução. No planejamento é tranquilo, aí o problema é engine(tecnológico) no software, às vezes dar uns probleminhas. Talvez seja o “CALO” no Openproj.

3. Associando recursos às tarefas;

Seguindo o mesmo conceito de utilização, com a planilha de recursos, alocação, utilização, histograma e uso dos recursos. E teve algumas melhorias com uso em pico.

4. Estabelecendo vinculação entre as tarefas;

Independente do software é importante vincular tarefas, pois, o OpenProj/Project ajustará automaticamente sua agenda quando qualquer parte do plano for alterada. Existem quatro tipos de dependências que podem ser associados as as tarefas: Término-a-Início, Início-a-Início, Término-a-Término e Início-a-Término e 07 tipos de restrições (ou contenção com ele chama)

5. Compartilhando informações do projeto com outros programas;

Aqui vem a parte curiosa, mas que comprova o quanto a ferramenta Microsoft Project está consolidada e é madura no mercado. O padrão de compartilhamento com Microsoft Project e com DotProject é um arquivo xml do Microsoft Project. O cenário positivo disso é que ambiente onde gerencio meu projetos através de arquivos separados e individuais dos projetos. Posso comprar um licença do Microsoft Project para quem precisa e UTILIZA outras funcionalidades avançadas e posso disponibilizar para os membros do projeto os arquivos do Microsoft Project, pois o OpenProj lê arquivos da versão do Project 2007 e anterior. Na versão Project 2010 não conseguir ler nenhum até agora. Estou dando uma consultoria no Governo e vou fazer testes dessa forma, eu usando o Project 2010 e membros OpenProj, vou informando a todos como ficou o meu uso em post posteriores.

 

6. Imprimindo informação do projeto

Como TODO software nunca tem o Relatório que usuários dele querem dever ser a síndrome de SIG. Mas indico fazer duas coisas antes de imprimir:

  • Definir o modo de exibição que melhor vá lhe atender;
  • O zoom de visualização impactará diretamente na impressão.

Vocês podem ver um exemplo abaixo outras duas configurações possíveis.

 

 7. Desenvolvendo EAP

O desenvolvimento da EAP é mesmo do Microsoft Project, EAP Analítica. Mas se você gosta da EAP hierárquica, dar olha nessa visualização abaixo:

 

Antes de fechar acho que podemos elencar esses pontos chaves:

  • Aspectos essenciais de tarefas em um projeto incluem sua duração e a ordem em que elas ocorrem;
  • Os vínculos entre as tarefas (dependências) causam o início ou fim de uma tarefa que afeta o início ou o fim de outras tarefas. A dependência mais comum entre tarefas é a Termino-a-Início, isto é, uma tarefa termina para que a outra possa iniciar;
  • No OpenProj, assim como no MS Project, as fases e os pacotes de trabalho são representados pela tarefa-resumo;
  •  O quadro de informações sobre o projeto é uma excelente forma de visualizar valores chave do plano de projeto, como sua data final e sua duração.

Quadro Comparativo.

Como o objetivo é funcionalidade e não dizer que é o “melhor”. Fiz o quadro resumo que apresentei numa apresentação para uma Diretora Organizacional (usuário do Project) de uma grande empresa da indústria alimentícia e sua equipe de GP/PMO (utilizavam parte do EPM 2007) e equipe de TI (queria ver opções livres).

  

Bem espero ter contribuído e atendido as expectativas do amigo @AndreGiandon e outras pessoas, pois como acabei não podendo postar ontem, acabei escrevendo focando numa abordagem que queria e não um simples comparativo. Mas intenção do tema do post é “provocar”, afinal quem sou eu para escrever algo definitvo sobre seu trabalho. E por favor, comentem se tiverem gostado e se não tiverem gostado.

Att,

@eduardofreire

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